Wissen was läuft – Auswertung von Social Software

Auswertung von Social Software – Ein Einstieg

Die digitale Transformation scheint der Trendbegriff schlechthin zu sein. Wenn ich mir die Computerwoche oder andere IKT-Informationsportale anschaue, sehe ich meist täglich mindestens einen Artikel zu diesem Thema. Die Digitalisierung in Unternehmen ist ein breites Feld und jede Branche kommt mit eigenen Besonderheiten. Jedoch sehen viele Unternehmen branchenübergreifend Verbesserungspotentiale in der Digitalisierung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und der Koordination. Im Rahmen der Digitalisierungsinitiative wird der Einsatz von Social Software in Unternehmen heiß diskutiert und forciert. Analysten wie Experton belegen diesen Trend im Rahmen von Studien zum Thema Digitalisierung. Social Software wird als einer der vier Bestandteile der Digitalen Transformation beschrieben (Studie: Digitale Transformation – State of the market, Experton). Dabei spielt die Nutzungsoffenheit der Software eine große Rolle in der Beliebtheit. Die Benutzer von Social Software haben die Wahl, wie diese Social Software zielgerichtet und effizient eingesetzt wird.

Die Nutzungsoffenheit erfordert ein hohes Maß an Medienkompetenz an die Mitarbeiter. Denn jeder Mitarbeiter, jede Abteilung, jeder Bereich kann für sich (theoretisch) entscheiden, wie die Software und deren Komponenten, wie z.B. Blogs, Wikis oder Aktivitäten-Ströme, in die Betriebs- und Arbeitsprozesse bestmöglich zu integrieren sind. Diese systembedingte Freiheit stellt Herausforderungen an die Einführung solcher Systeme. Damit die Einführung erfolgreich ist, müssen neben Schulung zu der Software auch Themen zur bestmöglichen Integration in die Unternehmensprozesse angeboten werden. Die daraus vermittelte Medienkompetenz ermöglicht den Mitarbeitern Komponenten der Software z.B. Blogs zu verwenden und damit z.B. Kommunikationsprozesse zu optimieren. Der Newsletter wird dann in einem Blog-Post „verteilt“. Im Fachjargon werden diese eben beschriebenen Nutzungsarten der Software als Anwendungsfall bezeichnet.

Die Anzahl und der Detaillierungsgrad der Anwendungsfälle variieren je nach Unternehmen. Aus der Erfahrung heraus steigt die Anzahl der Anwendungsfälle, je mehr Mitarbeiter/Bereiche im Unternehmen im Rahmen einer Social Software Initiative für die Nutzung der Social Software vorbereitet werden. Einfach gesagt, je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto komplexer ist die Einführung einer Social Software. Nach Abschluss der Einführungsphase werden im Rahmen des Betriebs normalerweise weiterhin neue Anwendungsfälle aufkommen und entstehen. Mitarbeiter haben ja die Möglichkeit die Software bestmöglich einzusetzen. Genau an diesen Punkt wird es im Kontext eines Unternehmens schwierig. Denn Software soll so eingesetzt werden, dass diese optimal den angedachten Anwendungsfall bedient und dabei effizient und effektiv zum gewünschten Ergebnis führt. Damit dieses Kriterium erfüllt wird, muss das Projekt- und/oder Betriebsteam der Social Software die Führung und Steuerung in der Bewertung von Anwendungsfällen übernehmen. Eine Steuerung in Social Software Initiativen ist notwendig. Studien, wie z.B. die Studie zur Einführung von kollaborativen System der Arbeitsgruppe Betriebliche Anwendungssysteme der Universität Koblenz-Landau zeigen, dass ein Laissez-faire Ansatz bei Social Software Einführungen nicht den gewünschten Erfolg hatten.

 

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Wie kann nun eine solche Steuerung erfolgen?

Es gibt eine Reihe von Erfolgsfaktoren, die in der Praxis Ihren Erfolg schon unter Beweis gestellt haben. Einige möchte ich kurz herausstellen: Die Überzeugung des Management von den Vorteilen einer Social Software ermöglicht eine direkte disziplinarische Führung in der Nutzung der Software. Zusätzliche Guides können eingesetzt werden, um die Vermittlung der Medienkompetenz auf mehrere Schultern zu verteilen und zum Schluss müssen Anwendungsfälle ein gewisses Verbesserungspotential hinsichtlich Status-quo aufweisen. Den Anstoß für diese Steuerung erfolgt durch das Projektteam. Es überzeugt die Führungspersonen im Unternehmen, weißt Guides in der neuen Technologie ein und entwickelt erste Anwendungsfälle als Referenzbeispiele. Da ein Team auch nur begrenzte Ressourcen hat, müssen diese Aktionen wohl überdacht und priorisiert werden, sodass effektive Maßnahmen zur Einführung und Fortführung der Social Software genutzt werden können. Was bringt es, in einer Länderniederlassung zu schulen, in der schon 60% regelmäßig die Social Software nutzen und die Tendenz stark steigend ist, wenn in anderen Länderniederlassungen das Tool und das Potential der Nutzung noch völlig unbekannt ist?

Der Bedarf an einer aussagefähigen Auswertung von der Nutzung einer Social Software im Projektteam wächst mit der Anzahl der aktiven Nutzer. Im Fokus einer systembedingten Auswertung steht das Ziel eine verbesserte und zielgerechte Nutzung der Social Software zu gewährleisten. Dem Projektteam bietet eine Auswertung vielfältige Chancen, um Fehlstellungen zu identifizieren. Mit einer Auswertung können zum Beispiel Fragen zur Nutzung der Plattform beantwortet werden:

  • Wie wir die Social Software genutzt? Dient das Tool zur Unterstützung im Wissensmanagement, werden Kommunikationsbedürfnisse abteilungs-, unternehmens- oder länderübergreifend realisiert oder wird das Dokumentenmanagement ausgiebig genutzt?
  • Passt die Nutzung zum angedachten Nutzungskonzept? Gibt es „versteckte“ Anwendungsfälle, die dem Projektteam zum Zeitpunkt der Auswertung nicht bekannt sind und durchaus wichtig sind?
  • Sind die gewählten Methoden zur Unterstützung der Einführung und Fortführung der Social Software effektiv? Was ist der Effekt nach Abschluss einer Schulung?

Das sind nur einige Anhaltspunkte, um die Möglichkeiten einer strukturierten Auswertung von Social Software Systemen aufzuzeigen. Diese Liste kann durchaus erweitert werden, jedoch sollten die technischen Rahmenbedingungen beachtet werden, damit solch eine Auswertung mit vertretbarem Aufwand realisiert werden kann. Denkt man diesen Ansatz weiter, bietet ein solches Vorgehen einen weiteren Punkt, der für ein Unternehmen bzw. für das Projektteam wichtig ist. Die Frage “Wo ist der wichtigste Inhalte des Unternehmens?” ist von großer Bedeutung für die Bereitstellung von Informationen innerhalb des Unternehmens. Der aktuelle Trend in Unternehmen Social Intranets zeigt eine „Vermischung“ von Social Software Systemen mit den Intranets im Unternehmen. Neben den gerichteten Informationen soll die Integration der Social Inhalte einen digitalen Arbeitsplatz schaffen. Eine Auswertung über die wichtigsten Inhalte in der Social Software ermöglicht eine Priorisierung und optimierte Positionierung in einem Social Intranet.

 

Businessman Zeichnung GeschäftskonzeptWas ist zu beachten?

Die aufgezeigten Möglichkeiten und Potentiale einer Auswertung von Social Software müssen in einem entsprechenden Rahmen laufen. Neben einen zielgerichteten Ansatz müssen solche Auswertungen den gesetzlichen Rahmenbedingungen folgen. In Deutschland sieht das Bundesdatenschutzgesetz vor, dass personenbezogene Daten eines Beschäftigten für den Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung notwendig ist. Auswertungen von Social Software Systemen sind denkbar, da diese Auswertung der besseren Durchführung der Beschäftigung dienen sollen. Dabei ist zu beachten, dass Interessenvertretungen der Beschäftigung ein Mitbestimmungsrecht haben. Der Betriebsrat sollte über eine solche Initiative zur Auswertung von Social Software frühestmöglich informiert und involviert werden. In Rahmen eines Dialogs sollten Konzept und Vorgehen genau beleuchtet und damit zwei Ziele erreicht werden: die gerechte Behandlung von personenbezogenen Daten und eine optimierte Steuerung von Social Software Initiativen.

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