Erfolgreiche Wiki-Einführung im Unternehmen

Erfolgreiche Wiki-Einführung im Unternehmen

Was ist ein Wiki? Lt. Wikipedia – und die müssten es wissen:

Ein Wiki (…) ist ein Hypertextsystem für Webseiten, deren Inhalte von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch online direkt im Webbrowser geändert werden können. (…) Das Ziel ist häufig, Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln (…) und in für die Zielgruppe verständlicher Form zu dokumentieren.

Gemeinsames Sammeln und bearbeiten von Wissen und es verständlich dokumentieren? Das klingt gut? Prima dann machen wir das jetzt bei uns in der Meier GmbH auch.

Was brauchen wir:

  1. Auswahl einer geeigneten Software:

Diese sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, flexibel durch Addons erweiterbar sein, durch den Hersteller Support erhalten und je nachdem wie erfolgreich das Wiki im Unternehmen einschlägt einfach skalierbar sein.

  1. Betriebsmodell der Software:

Grundsätzlich gibt es Unternehmens-Wikis in drei verschiedenen Betriebsmodellen

– on premise (Installation und Betrieb auf den eigenen Servern)
– Hosting bei Infrastruktur Anbieter (Installation und Betrieb auf gemieteten Servern)
– Hosting als SaaS (einige Wikianbieter bieten ein komplettes Angebot, bei dem nur die reine Applikation gemietet wird, der Anbieter kümmert sich um die gesamte Infrastruktur)

Generell hier kann hier keine grundsätzliche Empfehlung für den optimalen Betrieb gegeben werden, da es auf den Einzelfall der Unternehmensanforderungen mit vielen abzugleichenden Parametern ankommt.

  1. Benutzerverwaltung:

Nutzerintegration ist eine wichtige Anforderung, da die allermeisten Unternehmen mittlerweile ihre Anwender in einer LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)- basierten Umgebung verwalten.

Davon bei einer anonymen lesenden Nutzung des Systems viele Vorteile des Wiki verloren gehen und von einer schreibenden anonymen Nutzung abzuraten ist, sollte eine Integration mit dem vorhandenen LDAP Verzeichnis angestrebt werden.

  1. Monitoring der Anwendung:

Wenn man sich für eine on premise Installation entscheidet, sollte die IT in die Lage versetzt werden das System kontinuierlich und einfach zu monitoren, um die korrekte Dimensionierung von CPU, RAM und Festplattenplatz zu überprüfen. Performance ist eine nicht hoch genug zu bewertende Eigenschaft einer neuen Applikation, wenn es um Anwenderakzeptanz geht.

  1. Back-up-Strategie

Wo gearbeitet wird passieren Fehler, das ist nicht neu aber auch nicht überholt. Wiki bieten durch ihre detaillierte Versionierung bereits eine hohe Fehlerrobustheit. Nichtsdestotrotz sollte schon in der Anfangsphase der Implementierung über geeignete Strategien zum Back-up nachgedacht werden. Einen einfachen Ansatz bieten hierzu diverse Hersteller mit einem zeitgesteuerten XML Back-up.

  1. Weitere Funktionen

Moderne Wikis lassen sich durch zahlreiche Erweiterungen in den Funktionen (wie Diagramme, Workflows, Officedokumentintegration, uvwm) ergänzen, es können Anpassungen im Look and Feel gemäß der bereits vorhandenen Corporate Design Vorgaben gemacht werden oder Integrationen mit anderen bestehenden Anwendungen erreicht werden.

 

Mit dieser Liste im Hinterkopf sollte dann bei der Wiki nichts mehr schief gehen…

 2015-12-14 16_27_38-Erfolgreiche Wiki-Einführungdocx.docx - Microsoft Word

   

Halt, irgendwie fehlt doch etwas

Der User

Ziel ist es ja gemeinschaftlich Wissen zu sammeln und zu teilen.

Hierzu würde man etwas weiter ausholen:

Strategie:

Diese Fragen sollten ganz am Anfang des Prozesses stehen:
– Was wollen wir mit dem Wiki erreichen?
– Für wen soll das Wiki sein?
– Wie wollen wir es benutzen

Die Einführung eines unternehmensweiten Wiki ist eine große Veränderung im Unternehmen, daher sollte sie im Rahmen eines Change Managementprozesses begleitet werden

– Rollen und Verantwortlichkeiten (auch und gerade außerhalb der IT) definieren und etablieren
– Wege erarbeiten, mit dem das Wiki die zentral in die tägliche Arbeit eingebunden werden kann
– Wiki in die interne Unternehmenskommunikation einbinden, damit ein möglichst hoher Bekanntheit und Nutzungsgrad erreicht wird.
– Verständliche Ergänzung oder Ablösung der Vorgängersysteme


Best Practice:

– Gamification erhöht die Akzeptanz des Systems, da die Autoren von anderen sichtbar gelobt werden können. Dies kann einfaches „Like“, ein freundlich konstruktiver Kommentar oder das bedanken für gute Antworten sein.

– Warum es Wikipedia so erfolgreich? Es sind u.A. die Verlinkungen auf andere interessante Artikel, also sollte auch in einem Unternehmenswiki von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden.

– Entwickeln sie Vorlagen, damit die Mitarbeiter nicht mit dem berüchtigten weißen Blatt beginnen müssen. Erfahrungsgemäß die Akzeptanz ein vorgefertigtes Layouter auszufüllen erheblich größer, als alles neu zu erstellen.

– Beginnen sie mit einem kleineren engagierten Pilotbereich dessen Erfolge schnell die Vorteile des Systems für andere Teile des Unternehmens aufzeigen.

Diese Blogreihe zur Wikieinführung wird demnächst fortgesetzt.

 

 

 

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